METIERS/Mme Flattot, archiviste et responsable du service informatique documentaire

Travail réalisé dans le cadre du cours « Culture historique : Patrimoine » par la promotion 2018/2019 des étudiants de Licence 1 de l’Université Jean Moulin Lyon 3 (enseignant : Tristan Martine)

Entretien avec Mme Flattot

Pouvez-vous nous décrire vos études et votre parcours professionnel jusqu’à aujourd’hui ?

J’ai réalisé une maîtrise d’histoire à Grenoble ; puis une 5ème année en DESS (diplôme d’études supérieures spécialisées) spécialisation archivistique à l’université de Haute Alsace. Sortie de mes études en 1992, je n’ai pas pu devenir fonctionnaire puisqu‘à partir de 1990, il fallait passer un concours qui n’était pas encore organisé. En attendant, j’ai été embauchée en tant qu’archiviste itinérante contractuelle à Versailles, au centre de gestion de la Grande Couronne (on effectuait des missions d’archivistiques pour les communes qui n’avaient pas d’archiviste, mais qui avaient des problèmes d’archivage). Il a donc fallu attendre 1994 pour passer le concours de cadre A (le premier organisé) du grade d’attaché de conservation du patrimoine. L’obtention de celui-ci m’a permis de postuler dans le domaine public, notamment aux Archives du département d’Indre-et-Loire. J’ai obtenu ce poste pour 4 années, durant lesquelles j’ai été responsable des archives anciennes, J’ai également participé à l’informatisation du service. En 1999, je parviens à retourner dans ma région natale dans les Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon. J’ai été affectée au bâtiment de la rue Servient, dans lequel je devais classer les archives modernes et collecter les archives contemporaines. Depuis 2006, je m’occupe de l’informatisation aux Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon.

Isabelle Flattot, archiviste et info-doc
Source : Anthony Jacques.

De manière générale, en quoi consiste votre métier ?

Le métier d’archiviste consiste à assurer la conservation, le classement et la communication de documents d’archives fournis par les administrations publiques ; elles sont tenues par la loi de nous verser leurs archives historiques en vue de permettre la recherche historique et d’assurer la mémoire patrimoniale. Donc une partie du métier suppose de collecter les archives : nous devons nous déplacer dans les administrations, contrôler les dossiers et l’état dans lequel ils sont, aider dans l’archivage. Ainsi, nous nous assurons que les documents nous parviennent dans des conditions correctes. L’équipe de collecte est chargée d’un lourd travail de tri, malgré l’apparition du format informatique. Vient ensuite le travail du classement, qui constitue l’étape cruciale du métier d’archiviste. Sans cette étape, les archives collectées seraient quasiment inexploitables. Classer exige un savoir-faire et, en même temps, c’est la tâche la plus intéressante : quand on aime l’histoire, on se retrouve au cœur de la matière historique. Comme il y a des archives sur tout, on trouve forcément un centre d’intérêt, on apprend tout le temps. Communiquer les documents archivés est un autre aspect de notre travail, que cela soit pour la recherche ou pour le grand public. Nous produisons des instruments de recherche qui décrivent les fonds. Ces instruments de recherche sont mis en ligne sur notre site internet, pour qu’ils puissent être consultés par tous afin de faciliter la recherche de document. Puis, nous entreprenons des actions culturelles (expositions, valorisation des archives, conférences, etc.), effectuées par des médiateurs culturels, notamment avec le milieu scolaire.

J’ai été nommée chef du service Informatique documentaire et, à ce titre, je m’occupe du site internet des Archives du Rhône ainsi que du logiciel métier qui sert à produire les données archivistiques, Par ailleurs je suis en charge du classement de la série d’archives relative aux affaires militaires dans le Rhône de 1800 à 1940.

Interface de travail de Mme Flattot dans son bureau
Source : Anthony Jacques.

De manière concrète, à quoi ressemblent vos journées de travail ? Sont-elles similaires tout au long de l’année ?

Durant mes premières années d’expériences, j’ai travaillé en tant qu’archiviste itinérante. Ce poste a été très formateur : on devait souvent faire face à de gros désordres (nous devions éliminer des documents, puis classer ceux à conserver). Mais, les situations d’une commune à l’autre étaient assez similaires et sur le long terme les missions avaient un caractère répétitif, De plus le travail était solitaire, souvent effectué dans des conditions médiocres dans une cave ou un grenier. De plus, les archives étudiées ne concernaient pas forcément notre domaine de prédilection : pour ma part, j’étais plutôt médiéviste lors de mes études, mais je me retrouvais face aux archives contemporaines des communes. Cependant, ma curiosité pour l’histoire m’a poussée à persévérer dans cette tâche, qui reste selon moi la plus constructive et captivante. C’est un travail pour lequel, encore une fois, on trouve forcément un intérêt : toutes les activités humaines donnent lieu à des archives. Mais il ne faut pas faire ce travail de classement tout le temps, il reste un travail solitaire ; quand on le fait trop, on finit par « parler aux murs ».

Par la suite mes postes au sein des Archives départementales m’ont donné une grande diversité dans les fonctions et missions à effectuer et j’ai pu exercer presque tous les aspects du métier d’archiviste : collecte, conservation, classement, communication, Les journées de travail ne sont donc pas répétitives.

Au sein des Archives départementales et métropolitaines, comment s’effectue le travail avec vos collègues, comment s’articule-t-il avec celui des autres personnels de l’institution ?

Dans notre métier, il faut bien comprendre que tout est en lien, les travaux forment une chaîne. Les fonctions comme les nôtres sont compartimentées (une personne s’occupe de collecter les archives, une du site internet, une autre s’occupe de la médiation culturelle, etc.). Lorsque nous classons, nous devons prendre en compte le travail de collecte effectué auparavant par nos collègues ainsi que les questions liées à la conservation des documents classés et celles liées à la communication en salle de lecture par exemple. On peut donc difficilement se concentrer uniquement sur un aspect du métier d’archiviste. Pour ma part, je suis la chef d’équipe du service informatique documentaire. Dans celui-ci, nous sommes quatre à faire tourner le site internet des Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon et le logiciel métier. On est un service transversal : tout le monde se sert du logiciel métier. On ne peut pas se passer les uns des autres ; à un moment, on devra forcément avoir des échanges avec ceux qui font la collecte, ceux qui font les expositions, ceux qui font du classement. Nous sommes, en quelque sorte, le réceptacle de tout ce qui se fait au sein des Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon. Avant, il est vrai que l’on travaillait dans tous les domaines car nous étions moins nombreux. Enfin, je fais également partie du comité de direction, lequel organise des réunions régulièrement avec le directeur et les chefs de service. Elles permettent des échanges d’information sur ce que le directeur peut rapporter de ses relations avec l’extérieur (notamment avec le conseil départemental et la métropole de Lyon). Les questions de services (la planification du travail, les projets, etc.) sont également abordées dans ces réunions.

Vos études vous ont-elles donné les clés suffisantes pour l’exercice de votre métier, ou l’expérience, les formations ultérieures et l’apprentissage pratique furent-ils très différents de ce que vous aviez pu apprendre lors de celles-ci ?

Je pense que les études que j’ai suivies ont servi à placer un cadre théorique à la pratique du métier : on apprend une méthode (apprendre à rédiger une dissertation, un commentaire de texte, une analyse critique). Ce sont des éléments très importants qui servent beaucoup pour le métier d’archiviste. En ce qui concerne les connaissances acquises en Histoire, elles permettent de replacer les documents d’archives sur lesquels on travaille dans leur époque et leur contexte historique. La spécialisation en archivistique, que j’ai effectué en 5ème année, a été très formatrice grâce aux stages obligatoires. Cela dit, comme pour toute formation, tant que l’on n’exerce pas véritablement le métier, on ne peut pas réellement disposer de tout le savoir-faire requis. Il y a beaucoup de choses quotidiennes que l’on apprend lorsqu’on débute (comment fonctionne une mairie, une entreprise, …). Il y a également le côté relationnel, il faut savoir se placer par rapport à ses collègues, à une hiérarchie, à des partenaires extérieurs. Donc je dirais que les deux sont importants : il faut une connaissance de la matière, des bagages historiques sur le métier en question ; mais il ne faut pas s’en tenir uniquement à ceci.

Pouvez-vous nous dire avec quels acteurs publics (État, région, ville) et privés vous avez affaire ?

Mon travail d’aujourd’hui ne me demande pas spécialement de travailler avec des acteurs publics. Ponctuellement, il m’arrive de collaborer avec des professeurs d’histoire de Lyon pour des conférences, j’ai des relations avec des partenaires privés tel que notre prestataire informatique, qui assure le fonctionnement de logiciels et du site. On travaille ensemble pour faire évoluer les produits et régler les anomalies qui peuvent survenir. En ce moment, nous sommes en pleine réflexion avec eux pour la refonte du site internet qui n’a pas changé depuis 2011. Il nécessite une mise à jour, ne serait-ce que du point de vue technologique, ou bien même de l’ergonomie.

Ponctuellement, je peux avoir affaire avec des fournisseurs ; mais c’est plutôt le service de l’administration qui contrôle l’aspect relationnel entre les Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon et les fournisseurs de matériel. Sans oublier la numérisation pour laquelle, tous les ans, nous disposons d’un budget : nous devons faire des appels d’offre car nous sommes soumis aux règles des marchés publics (cela implique de faire un cahier des charges, recevoir les entreprises, etc.).

Quelles sont vos relations avec le monde universitaire : avec les chercheurs, d’une part, et avec les étudiants, d’autre part ?

Depuis que je suis responsable de l’informatique documentaire, ces relations ne sont pas très nourries : ma fonction me met moins en contact avec le milieu universitaire. Mais j’ai eu des relations avec ce milieu notamment grâce à mes permanences en salle de lecture où nous sommes chargés d’accueillir les personnes, de répondre à leurs questions et éventuellement de les aider dans leurs recherches. De temps en temps, il m’arrive d’organiser, avec d’autres collègues, des ateliers de recherches adressés à tout public. Mais là encore, ce sont des fonctions que j’exerce rarement. Remarquons qu’en matière de personnel, nous nous sommes considérablement agrandis. Ces fonctions relationnelles ont donc plutôt été attribuées à d’autres collègues dont elles sont désormais la mission principale. Auparavant, j’ai pu donner des cours d’archivistique aux étudiants en Master à l’université, durant 6 ans, sur les recherches foncières.

La vulgarisation et l’ouverture au grand public sont-ils des tâches importantes pour votre institution ? Quelles formes prennent-elles ?

Ces tâches deviennent de plus en plus importantes, essentiellement par le biais du site internet pour ma part. Il y a également les expositions culturelles qui ont pris davantage d’ampleur ces dernières années : on organise environ 3 expositions par an. Il y a tout un cycle de conférence, des ateliers de recherches, des cours de paléographie qui se sont développés ; tout ceci rendu possible grâce à la création des services du public et de l’action culturelle. Il est vrai qu’un effort est fait pour valoriser le métier, les archives et leurs accès. Sur le site notamment, lors de la rédaction des instruments de recherche, on pense d’emblée à la communication (il faut que mon travail soit compréhensible pour le futur public ou pour le chercheur qui travaillera dessus). On peut également consulter un volet sur la mise en avant de l’exposition en cours. Toujours en lien avec Internet, il y a trois ans, nous avons créé une page Facebook dont le but est de valoriser nos activités et les fonds d’archives. Depuis mon arrivée, il y a 20 ans, les archives s’ouvrent de plus en plus vers l’extérieur. Les différents directeurs qui se sont succédé ont grandement contribué à ceci avec les demandes de crédits et la reconnaissance des Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon comme une institution culturelle par le Conseil départemental. Ils ont les moyens de développer cette manifestation publique qui a un coût.

Accueil du site des Archives Départementales de Lyon.
Source : Capture d’écran prise par Anthony Jacques.

Initialement, vous étiez plutôt spécialisé sur une période, ou vous aviez en tout cas une période qui vous intéressait tout particulièrement. Continuez-vous à privilégier cette période ou votre métier vous amène-t-il à travailler de manière diachronique ?

J’ai plutôt eu des études centrées sur la période médiévale, mais je ne voulais pas forcément travailler uniquement sur cette période. J’ai eu, en effet, à travailler sur des fonds modernes et contemporains, ce qui n’a pas été pour autant inintéressant. Cela n’empêche qu’à l’occasion, si j’avais la possibilité de classer un fonds ancien, je n’en serais pas moins ravie. Il y a bien longtemps que je n’ai plus ouvert de cartons d’archives du Moyen Âge.

En quoi le développement du numérique, qu’il s’agisse d’archives numériques ou de diffusion des archives, modifie-t-il votre travail ? Cela pourrait-t-il amener une évolution importante de votre métier dans les années à venir ?

La diffusion numérique ne révolutionne pas notre façon de travailler. En revanche, le développement des archives nativement numériques est sans aucun doute l’élément le plus révolutionnaire qui se produit. Cette expansion modifie grandement notre travail. Désormais, la plupart de mes collègues qui collectent sont confrontés à la question de l’archivage numérique avec les administrations qu’ils rencontrent. En effet, « comment va-t-on archiver ces dossiers informatiques ? ». Cela suppose un changement assez important non seulement dans la pratique, mais aussi dans la collecte ; c’est surtout sur ce plan que le bouleversement a lieu. On a un chargé de mission sur l’archivage électronique depuis environ 7 ans, mais son travail est compliqué. L’archivage n’est pas la première préoccupation des administrations qu’il doit convaincre. De plus, archiver les documents a un certain coût. En outre, il faut avoir les outils pour pouvoir accueillir ces archives : un SAE (système d’archivage électronique) qui coûte cher et qui doit répondre à des normes extrêmement rigoureuses. Il faut rendre le document natif compatible avec le SAE, sans endommager les données qu’il comporte. Cela implique qu’avant même que l’archive électronique soit créée, il faut se demander comment on va la conserver. Il y a alors, une collaboration à mettre en œuvre entre l’administration, le service informatique des administrations et les archivistes. Il y a déjà des bases posées, cette idée commence à pénétrer dans les esprits, mais pour le moment cela reste récent et implique également d’important changements.

Par Anthony JACQUES